قائمة تجهيز الخلوة (Checklist) قابلة للطباعة

قائمة عملية تمرّ فيها بكل مرحلة حتى لا تنسى أي تفصيلة. اطبعها ووزّعها على فريق التنظيم.

قبل السفر بأسابيع

• تحديد الهدف الروحي والتاريخ والمدة.
• حجز البيت المناسب وتأكيد العربون.
• تحديد اشتراك الفرد وفتح التسجيل.
• الاتفاق مع المتحدّثين وأب الاعتراف.
• ترتيب وسيلة الانتقال (حافلات) والسائقين.
• تجهيز البرنامج اليومي وتوزيع اللجان.

قبل السفر بأيام

• إغلاق التسجيل وإعداد قائمة الأسماء النهائية.
• توزيع الغرف على المخدومين مسبقًا.
• تجهيز أدوات العرض (بروجيكتور، صوت، لابتوب).
• حقيبة إسعافات أولية وأدوية أساسية.
• تجهيز مطبوعات البرنامج والتأملات.
• تأكيد الوجبات مع إدارة البيت (خصوصًا الصيام).

يوم السفر

• التجمّع في ميعاد محدّد وعمل نداء بالأسماء.
• التأكد من المتعلّقات الشخصية والأمتعة.
• صلاة السفر وبدء الرحلة في وقتها.
• استلام الغرف وتوزيع المخدومين حسب الخطة.

أثناء الإقامة

• الالتزام بمواعيد القداس والاجتماعات والوجبات.
• متابعة راحة وسلامة المخدومين باستمرار.
• ترك أوقات حرّة وصمت للصلاة الشخصية.
• توثيق اللحظات المباركة (بما يليق ويحترم الخصوصية).

الطوارئ

• أرقام الطوارئ وأقرب مستشفى للبيت.
• مسؤول طبي معروف لكل المخدومين.
• خطة بديلة للطقس أو تغيّر المواعيد.